Tietosuojaseloste

Tausta
Ymmärrämme, että arvostat yksityisyyttäsi. Coeus Invest Oy (jäljempänä ”Coeus”) on määrätietoisesti sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi, joita käytämme toiminnassamme. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Coeuksen tietokantaan asiakkaista sekä verkkosivujemme www.coeusinvest.fi käyttäjiin.

Tämä Tietosuojapolitiikka on ylin tietosuojaa ohjaava dokumentti yrityksessä ja se on kaikkien organisaatiossa työskentelevien henkilöiden, sidosryhmien ja rekisteröityjen nähtävillä.

Mihin perustuen käsittelemme tietojasi
Tietojen käsittely perustuu kanssasi tehtyihin sopimuksiin, esimerkiksi Coeus Invest GRIT- erikoissijoitusrahaston yhteydessä luotuun asiakassuhteeseen.

Rahoitusalan lainsäädäntö edellyttää Coeukselta monia käsittelytoimenpiteitä, jotka eivät ole suoraan sidoksissa sopimuksen täytäntöönpanoon, mutta jotka Coeuksen tulee tehdä. Näitä käsittelytarkoituksia on esimerkiksi asiakkaan tunteminen.

Mitä henkilötietoja keräämme?
Keräämämme ja käsittelemämme tiedot voivat pitää sisällään esimerkiksi:

1. a) Perustunnistamistiedot (nimi, henkilötunnus/syntymäaika, valokuva henkilöllisyystodistuksesta, yrityksen yhteyshenkilönä toimivan henkilön osalta organisaatio ja titteli).
2. b) Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, s-posti, kotimaa).
3. c) Osuudenomistajia koskevat tiedot (tiedot rahasto-osuuksien määrästä, lajeista ja sarjoista).
4. d) Tietoja asiakassuhteesta (esim. asiakasluokitus, palvelukieli, sopimustiedot, tiedot tapahtumista).
5. e) Asiakkaan luokittelua ja tunnistamista koskevat tiedot (sijoituskokemus, asiakasluokitus, tosiasialliset edunsaajat).
6. f) Veroraportointia koskevien velvollisuuksien täyttämiseen tarvittavat tiedot (verotusmaa, veronumero).
7. g) Tietoja valituksista ja rekisteröidyn pyynnöistä.
8. h) Työnhakuun liittyvät tiedot (työhakemukset, työkokemus, koulutus ja lähetetyt liitteet).

Miten suojaamme käsittelemämme tiedot?
Henkilötietojesi suojaaminen on avainasemassa liiketoiminnassamme ja osa sääntelyn noudattamista ja riskienhallintaa. Olemme tehneet tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan, että tietojasi säilytetään turvallisesti ja että ne on suojattu oikeudettomalta käytöltä ja tuhoutumiselta. Pidämme myös huolen henkilöstömme jatkuvasta tietosuojakoulutuksesta.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Säilytämme tietojasi niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia sitä tarkoitusta varten, jota varten ne on kerätty, tai laki sitä vaatii. Säilytysajat vaihtelevat eri käsittelykokonaisuuksien välillä ja riippuen mm. käsittelytarkoituksesta ja soveltuvista lainsäädännön vaatimuksista. Tarkkaa säilytysaikaa ei aina voi määritellä etukäteen, mutta ainakin seuraavat seikat huomioidaan:

1. a) Asiakastiedot vähintään kuusi vuotta.
2. b) Asiakkaan tuntemista koskevat tiedot vähintään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä.
3. c) Asiakasvalitukset ja rekisteröityjen pyynnöt niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia valitusten ja pyyntöjen käsittelemiseksi, mikä on vähintään viisi vuotta.
4. d) Potentiaalisten asiakkaiden tiedot niin kauan kuin pidämme henkilöä potentiaalisena asiakkaana.

Kenelle kolmannelle osapuolelle luovutamme henkilötietosi?
Luovutamme asiakassuhteesi liittyen käsiteltävät henkilötietoosi yhteistyökumppaneillemme vain siltä osin kuin se on tarpeellista. Yhteistyö perustuu kirjallisiin sopimuksiin, jotka varmistavat, että henkilötietosi ovat suojattuja. Tarkoitettuja kolmansia osapuolia ovat Coeuksen tapauksessa lähinnä rahastoyhtiöt. Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille siltä osin kuin meillä on laillinen velvollisuus siihen.

Tietojen siirtäminen EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Toimintaamme varten käytämme osittain palveluita, kuten esim. pilvipalveluita, joiden palveluntoimittaja on yhtiö, joka toimii EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella tai joka kuuluu sellaiseen konserniin. Tiedonsiirtoa voidaan toteuttaa tällaisten organisaatioiden kanssa, jos siirtämistä varten on olemassa riittäviä suojatoimenpiteitä, jotka täyttävät tietosuojalainsäädännön vaatimukset. Tietoja voidaan myös siirtää tilanteissa, joissa sopimuksesi täytäntöön paneminen sitä edellyttää tai olet antanut tietojesi siirtämiseen suostumuksesi.

Oikeus saada pääsy sinuun liittyviin henkilötietoihin
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi, joita meillä on. Emme aina välttämättä pysty täysin vastaamaan pyyntöösi saada pääsy tietoihisi, koska oikeutesi voi olla rajoitettu lailla tai esim. toisen henkilön yksityisyyden suojaamiseksi.

Sinulla on oikeus ”tulla unohdetuksi”
Voit pyytää meitä poistamaan kaikki henkilötietosi, jotka olemme keränneet sinuun liittyen. Tämä ei välttämättä tarkoita sitä, että kaikki henkilötietosi on poistettava, jos tietojen pitämiseen kuitenkin on jokin muu laillinen peruste, kuten esimerkiksi meidän lakisääteinen velvollisuutemme.

Valitus viranomaisille
Jos koet, että tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi on loukattu Coeuksen toimesta, sinulla on oikeus tehdä Tietosuojavaltuutetun toimistoon valitus asiasta. Toivomme kuitenkin, että olet ensin yhteydessä meihin ja annat meille mahdollisuuden selvittää asian.

Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tässä selosteessa esitetyt käsittelytapamme voivat toimintamme kehittyessä saada uudenlaisia muotoja, ja siten tätä tietosuojakäytäntöä voidaan muuttaa. Pidämme tämän selosteen ajan tasalla, joten kehotamme sinua aika-ajoin lukemaan sen sisällön.

Rekisterinpitäjä

Nimi: Coeus Invest Oy
Y-tunnus: 3230934-4

Osoite: Bulevardi 21, 00180, Helsinki
00120 Helsinki
S-posti: support@coeusinvest.fi

Tietosuojavastaava: Arimatti Alhanko, Coeus Invest Oy, Bulevardi 21, 00180 Helsinki, s-posti arimatti.alhanko@coeusinvest.fi.

Tietosuojaseloste on laadittu 27.1.2022.